Il successo di una catena retail dipende anche dalla capacità di gestire correttamente il proprio patrimonio immobiliare, che oltre alle sedi può comprendere svariati punti vendita, magazzini, centri logistici e altro ancora. La complessità del tema è ben nota alle imprese, poiché le inefficienze non hanno impatto unicamente sui costi, ma anche sulla compliance e la reputazione del brand.
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La complessità del retail management
Il retail management si compone di molteplici attività, e questo aumenta la complessità che circonda la tematica, soprattutto in contesti con numerose unità immobiliari da gestire. A titolo d’esempio, una rete retail come quella di Amplifon consta di 770 punti vendita, ognuno dei quali va gestito in modo efficiente, continuo e sostenibile.
L’universo retail, in ripartenza nonostante la congiuntura economica non favorevole (secondo Deloitte, nel 2022 le aperture hanno nettamente superato le chiusure), è un esempio eloquente. La gestione immobiliare non si limita alla sola sfera economica e finanziaria, ma implica anche una vasta gamma di attività legate alla conformità dei punti vendita, come ad esempio la sicurezza e l’accessibilità. Inoltre, la gestione immobiliare deve garantire che l’ambiente rimanga attrattivo per il cliente e per chi ci lavora, e ciò comprende non soltanto attività di manutenzione e interventi in caso di guasti agli impianti e agli ambienti, ma tutte quelle attività di miglioramento delle condizioni di lavoro, del comfort, del benessere che possono avvalersi di sistemi e tecnologie innovative.
Il mondo della gestione immobiliare può quindi trarre grandi benefici dalle soluzioni e dagli strumenti offerti dalle tecnologie digitali, come lo smart building, le reti IoT per il benessere termoigrometrico, i gemelli digitali degli impianti, fino agli smart contract e alla blockchain per l’automazione dei rapporti contrattuali.
L’esigenza di semplificare la gestione delle locazioni
Un tema a sé, ma tutt’altro che secondario, è la gestione delle locazioni, che da sempre è centrale nell’ambito del property management.
Nella fattispecie, i retailer spesso affittano i locali presso cui operano e devono quindi gestire in modo corretto diversi contratti di locazione con i proprietari degli immobili, organizzando al meglio la documentazione, gestendo la fatturazione, i pagamenti e tutti i relativi processi. Non si tratta dunque della semplice negoziazione di un contratto e/o della sua sostenibilità finanziaria, ma della gestione di un ciclo di vita piuttosto complesso e soggetto a diverse procedure di carattere amministrativo. A complicare ulteriormente il quadro possono intervenire concessioni e sublocazioni, senza contare che molte imprese dispongono di immobili di proprietà che possono concedere in locazione ad altre insegne, attivando ulteriori processi da gestire e norme da rispettare.
Facility management alla ricerca di trasparenza
Il facility management, ovvero la gestione dei servizi per l’immobile, sta vivendo un’era di fortissima trasformazione volta a superare i limiti della gestione tradizionale dei processi.
Anche in quest’ambito, ci si muove in un contesto complesso: una catena retail può constare di centinaia, migliaia di punti vendita, alcuni di proprietà altri in locazione, può essere l’esito di fusioni e acquisizioni, oppure può operare attraverso una rete di punti vendita in franchising. Dal punto di vista corporate, la centralizzazione è l’unico modo per gestire in modo efficiente un vero e proprio ecosistema di provider, di rapporti contrattuali, di attività e di processi di cui peraltro non si può fare a meno poiché imposti dalla normativa, necessari per realizzare ambienti di lavoro produttivi e per migliorare la customer experience. Il rischio legato alla frammentazione e alla gestione “indipendente” da parte dei punti vendita è alto e si traduce per prima cosa in limiti di trasparenza, che per molto tempo hanno rappresentato il pain principale di molti facility manager.
Retail management e digitale: innovazione e semplificazione
Osservando il fenomeno dall’alto e inquadrandolo nel contesto del Real Estate Management, le aziende si stanno dunque muovendo lungo due direttrici:
- l’innovazione, che conduce alle tecnologie 4.0;
- la semplificazione, che si può ottenere con l’impiego di piattaforme centralizzate e dedicate alla gestione a 360 gradi degli asset immobiliari.
Parlando di semplificazione digitale, il primo aspetto che merita una menzione è la centralizzazione dei processi e di tutta la gestione documentale. A tal proposito, Abaco Group mette a disposizione delle aziende una piattaforma di asset management completamente configurabile rispetto alle specifiche esigenze dell’azienda e finalizzata a permettere una gestione puntuale, efficiente e trasparente di patrimoni immobiliari anche molto estesi, comprese le locazioni, i servizi di facility (manutenzioni comprese) e le relazioni tra i soggetti della filiera.
Attraverso l’impiego di piattaforme digitali come quella di Abaco Group è possibile gestire in modo ottimizzato ed end-to-end il ciclo di vita dei contratti di locazione, che significa delegare alla piattaforma (o farsi assistere per) la stesura dei contratti, le eventuali procedure di registrazione, la fatturazione, gli incassi, eventuali piani di rientro, i pagamenti di concerto con altri sistemi contabili, la richiesta e la conservazione della documentazione amministrativa e tecnica, l’avvio e la supervisione di workflow approvativi interni e molto altro. Il tutto con la trasparenza, la scalabilità e la sicurezza abilitate dal digitale.
Nell’ambito del facility, l’adozione di piattaforme digitali è ancor più centrale. Esse fungono da elemento di contatto di un fitto intreccio di stakeholder (la proprietà, i locatari, i provider dei servizi di facility…) e gestiscono in modo trasparente e sicuro tutti i relativi rapporti. Nell’ambito delle manutenzioni, per esempio, possono supervisionare l’esecuzione dei lavori, verificando che sia in linea con i livelli di servizio previsti contrattualmente (SLA), cosa che può avere ripercussioni sui parametri economici e sui pagamenti.
Tutto ciò viene gestito in modo trasparente, accessibile e, per quanto possibile, automatizzato. I benefici immediati sono l’efficienza operativa, la garanzia di conformità, la riduzione di costo, il miglioramento della collaborazione e la capacità di analisi dei dati finalizzata all’ottimizzazione dei processi e all’identificazione di nuove opportunità. Infine, ma non per importanza, in quest’ambito rientrano sperimentazioni interessanti in materia di smart contract e notarizzazione su rete blockchain, per un ulteriore livello di automazione e di affidabilità del sistema.
Come ottimizzare il retail management: un caso concreto
Abaco Group dedica al tema dell’ottimizzazione del retail management un webinar che si terrà il 12 aprile 2023 alle ore 16:00. Durante l’evento, verrà approfondito il concetto di digitalizzazione della gestione del patrimonio immobiliare e verranno esplorati i benefici che ne derivano. L’azienda condividerà la sua esperienza con Amplifon Italia S.p.A., illustrando come la digitalizzazione abbia permesso di migliorare l’efficienza e abbia semplificato la gestione di 770 punti vendita.
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